Обязанности секретаря в организации

Работа любой организации зависит от усилий, приложенных секретарями. В обязанности секретаря входит выполнение общих основных, организационных и обычных служебных обязанностей для фирмы, различных отделов и исполнительной власти. Они помогают в управлении электронным фронт-офисом, а также решают административные вопросы. Обязанности секретаря чаще всего остаются незамеченными общественностью. Тем не менее, они играют решающую роль в организации и поддержании организации на правильном пути.

Мы приступаем к миссии, чтобы показать важность секретарей в бесперебойной работе организации и решении других организационных задач. Некоторые исполняемые роли неизвестны многим. Их роли выходят за рамки простого ведения заметок и ответов на телефонные звонки. Профессия прошла долгий путь, став неотъемлемой частью всех операций по принятию решений в организации.

Обязанности секретаря

Работа секретаря различается в зависимости от области. Тем не менее, они выполняют аналогичные обязанности от медицинских, юридических до секретарей компаний. Навыки высококвалифицированных секретарей пользуются большим спросом в современной отрасли. Часто заполнен плотным графиком работы и сжатыми сроками.

Читайте также

В Гане бастуют работники моргов - причины и последние новости

Примеры названий должностей секретарей.

• Секретарь
• Юридический секретарь
• Исполнительный секретарь
• Секретарь (частичная занятость)
• Портье

Что такое секретарские обязанности?

Многие люди часто путают роли секретаря с личным помощником. Однако теоретически роли личного помощника отличаются от ролей секретаря. Секретарь требует сильных навыков и компетенций, в отличие от личного помощника. Секретарь выполняет сложные задачи, которые влияют на основную деятельность организации.

Обязанности офисного секретаря варьируются в зависимости от отрасли или работодателя. Профессии, однако, связаны друг с другом из-за сходства условий работы. Секретари на разных рабочих местах выполняют одни и те же обязанности и ответственность. Это влияет на деятельность организации. Вот некоторые стандартные и основные обязанности, которые выполняют секретари в различных условиях работы:

1. Прием

Когда дело доходит до общих офисных должностей, в обязанности секретарей входит оказание помощи новым работникам и посетителям в освоении организации. Некоторые из типичных ролей включают направление посетителей в соответствующие отделы и офисы. Они также показывают новым сотрудникам их рабочие места в первый рабочий день. Как правило, они создают общий имидж компании, предлагая посетителям офиса профессиональный прием мирового класса.

Читайте также

Разница между лидерством и управлением

2. Подача

Другая основная роль секретарей включает в себя управление файлами клиентов и работников. Они также хранят созданные записи, которые имеют решающее значение для дальнейшего использования. В примере с больницей роль секретарей состоит в том, чтобы представить карту пациента во время их встречи с медсестрой или врачом. Они также сохраняют его, когда встреча завершена. Они размещают файлы в алфавитном порядке и используют новейшую и самую простую систему хранения для удобного хранения и быстрого поиска.

3. Переписка

Когда дело доходит до офисной обстановки, секретари часто отвечают за входящие и исходящие телефонные звонки и почтовую корреспонденцию. Они перехватывают телефонные звонки от заказчиков, клиентов, деловых партнеров. Они также помогают решать запросы, отправленные клиентами, или перенаправляют клиентов для получения дальнейших указаний в соответствующий отдел. Они также действуют, звоня по телефону от имени руководства при передаче информации клиентам.

Они назначают встречи и делают последующие запросы. Ведение заметок является важным навыком для секретарей, особенно для менеджеров. Они также готовят заметки или письма и проверяют электронные письма. Они также записывают протоколы во время официальных встреч.

4. Управление документами

Документы имеют решающее значение для организации, и ответственность за управление ими лежит исключительно на секретаре. Это осуществляется путем копирования документов для рассылки по почте или внутреннего распространения. Документы также должны быть отправлены по факсу из фирмы клиентам, потенциальным деловым партнерам или заказчикам. Они также получают входящие факсы, направляемые в соответствующий отдел.

Они также распространяют документы среди сотрудников и клиентов в различных формах, таких как электронная почта, Excel, Word и электронные таблицы. Секретари также проверяют и составляют электронные письма, прежде чем отправлять их по соответствующим каналам.

5. Общие офисные задачи

Когда дело доходит до небольших офисов, роли секретаря могут быть разнообразными: выполнение рутинных канцелярских задач и других связанных поручений, которые помогают работе других. Это включает в себя работу по планированию и переносу встреч, которые первоначально были отменены. Это также включает в себя заказ канцелярских товаров, ведение заметок и приготовление напитков для посетителей.

6. Поддержка

Важная роль секретаря заключается в оказании поддержки менеджеру или менеджерам различных отделов организации. Несмотря на то, что рабочие станции могут различаться, другие могут быть сложными или занятыми, чтобы назначить каждой управленческой команде личного секретаря. Другие рабочие места назначают одного секретаря для обслуживания некоторых старших менеджеров только с главным исполнительным директором с личным секретарем.

7. Выполнение ежедневных задач

Некоторые из аналогичных задач, выполняемых секретарями, связаны с управлением информацией. Секретарь управляет бумажными и электронными системами подачи документов. Они также обрабатывают маршрутную почту и управляют множеством офисных машин, таких как принтеры, факсимильные аппараты, компьютеры и оборудование для видеоконференций. На других рабочих местах секретари участвуют в записи под диктовку и создании отчетов и писем.

Другие также редактируют черновики, написанные менеджерами. Секретари должны обладать отличными и точными навыками грамматики и правописания. Они также должны печатать быстро и точно, а также уметь обслуживать клиентов. Они должны обладать техническими знаниями по работе с различными компьютерными программами, включая базы данных, электронные таблицы и графику.

Читайте также

Курсы Ганского института экспедиторов, местонахождение и контакты

Обязанности и ответственность секретаря

Ожидается, что секретарь будет выполнять следующие обязанности;

Перед заседаниями комитета

• Выделение помещения для проведения собрания
• Встреча с председателем и согласование общей повестки собрания
• Направление членам комитета уведомления о месте и времени проведения заседания и согласованной повестке дня.
• Подготовка всех документов, относящихся к собранию, по крайней мере, за неделю до фактического собрания. Документы должны также включать корреспонденцию с последнего собрания и протокол предыдущего собрания.

На заседаниях комиссии

• Ведение записей присутствующих на собрании людей. Также отметив людей, которые не присутствовали, но ранее прислали извинения.
• Распространение и зачитывание протокола последнего собрания, ответы на вопросы по протоколу и изменение протокола при необходимости.
• Принимать к сведению то, что говорят участники встречи, сообщая о предпринятых немедленных действиях. Также, отмечая решения, принятые комитетом.
• Сообщать комитету о любых письмах, написанных секретарем, и о любых полученных ответах для принятия немедленных мер.

Читайте также

Избирательная комиссия Ганы контакты и офисы

После заседания комиссии

• Написание официальных протоколов из сделанных заметок, сделанных во время собрания, вовремя для вопроса к следующему собранию комитета.
• Написание и отправка любых писем, которые комитет ранее запросил для рассмотрения.

Секретарь несет исключительную ответственность за ведение последних записей следующего:

• Имена членов комитета, официальные адреса и номера телефонов
• Имена и адреса членов общественного объединения
• Встречи, на которых присутствовали ассоциированные члены соответствующего сообщества
• Важный контакт соответствующих должностных лиц.

Каковы секретарские обязанности, характерные для должности?

На разных секретарей в разных отраслях возложены разные обязанности. Вот конкретные обязанности секретарей, которые вписываются в должностную инструкцию.

Общие обязанности секретаря

• Обеспечение того, чтобы заседания комитета проводились надлежащим образом для членов
• Обеспечение надлежащего администрирования других собраний, таких как общее собрание акционеров и другие мероприятия.
• Ведение записей о членстве в соответствии с текущей системой
• Мониторинг точек действий членов сообщества, принятых во время встреч.

Читайте также

Национальная служба Ганы: пособие и зарплата 2020

Особые обязанности секретаря

• Планирование и подготовка заседаний комитета и общего собрания акционеров с другими лицами и их надлежащее назначение. Сюда входит планирование дат собраний, рассылка уведомлений о собраниях, бронирование помещений, протоколы и другие соответствующие документы. Кроме того, составление повестки дня заключительного собрания с взаимодействием с председателем.
• Следить за тем, чтобы для заседаний комитета отводилась еще одна минута. Особенно когда речь идет о закрытых встречах.
• Точная регистрация решений и действий в протоколах и отчетах для предстоящих заседаний комитета, а также ход действий с результатами и решениями, сформулированными во время собраний.
• Ведение точной и точной текущей записи членства. Кроме того, выдача обновленных уведомлений также регистрация членских взносов при взаимодействии с казначеем.
• Работа с корреспонденцией путем написания писем и электронных писем, которые были согласованы на заседаниях комитета. Кроме того, подведение итогов переписки и полученных электронных писем для следующей встречи и составление соответствующих ответов.
• Планирование любой связанной отчетности, которую необходимо сделать. Это включает в себя годовой отчет для членов ассоциации сообщества.

Читайте также

Объяснение рекламных акций Службы образования Ганы

Общие обязанности

• Обеспечение выполнения требований Дома Компании.
• Обеспечение того, чтобы заседания комитета проводились и надлежащим образом записывались.
• Список директоров дома компаний также должен быть обновлен до текущего состояния.
• Обеспечение надлежащего присутствия и записи общих собраний и внеочередных общих собраний
• Поддержание записей о членстве в актуальном состоянии
• Обеспечение соответствия годовой отчетности регулирующим органам в правильном формате.

Там много возможностей для работы секретарей в различных секторах экономики. Некоторые из крупнейших работодателей секретарей относятся к следующим секторам;

• Социальная помощь
• Здравоохранение
• Образование
• Профессиональные рабочие станции
• Религиозные организации
• Правительство и гражданское общество
• Научно-технические услуги

Навыки и основные компетенции секретарей

1. Стремление к профессиональному росту

Секретари должны понимать, что профессия постоянно развивается, и поэтому должны постоянно обновлять свои навыки. Работодатели зависят от них, чтобы постоянно повышать эффективность офиса на рабочем месте с помощью своих навыков. Секретари могут произвести впечатление на работодателей, продлив свое обучение и изыскивая другие возможности для повышения своих текущих навыков. Это продолжает расти их профессиональные ценности, которые связаны с навыками в их резюме.

Читайте также

Форма месячного отчета НСБ за дежурство за 2018 год

2. Отличные коммуникативные навыки

Большую часть времени секретари проводят в телефонных разговорах, электронной почте, отчетах, письмах и на стойке регистрации. Это подразумевает использование первого впечатления для формирования идей и ценностей всей организации. Дальнейший рост бизнеса зависит от того, как относятся к клиентам, партнерам и заказчикам. Секретари должны слушать клиентов, следовать указаниям и сообщать об обратной связи. Должен быть акцент на вербальных и организационных навыках общения, которые отличают вас от других соискателей.

3. Открытость к командной работе

Секретари должны быть открыты для совместной работы с другими отделами, чтобы гарантировать достижение целей организации. Это означает, что должны применяться инновации, сотрудничество и тяжелая работа. Они должны проявлять инициативу, чтобы гарантировать, что они повышают эффективность рабочего места.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ : Идентифицированы еще три топ-менеджера, стоящих за Menzgold

Читайте также

Советы по загрузке формы оценки NSS 2018

Помимо вышеперечисленных навыков, секретари также должны обладать навыками межличностного общения, многозадачностью и вниманием к деталям. Поскольку это довольно напряженная работа, они также должны обладать навыками управления стрессом из-за существенного вклада работы. Обязанности секретаря могут быть расширены и разнообразны из разных отраслей. Ценность секретарей постоянно растет, что создает больше возможностей.

Если вы воодушевлены перспективой работы на стойке регистрации, будьте готовы усилить влияние на деятельность организации. Также обязательно изучите обязанности секретаря в организации. Необходимо повысить квалификацию, чтобы выделиться среди остальных секретарей. Чтобы получить больше навыков и компетенций в секретарской профессии, вам настоятельно рекомендуется записаться на различные административные и секретарские курсы.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ:

• Нана Аддо назначает исполнительного секретаря на важном брифинге для прессы
• Список мебельных компаний Ганы 2018